Технология работы по подготовке к архивному хранению документов современных
политических партий, организаций, движений. Организация
приема документов от организаций и частных лиц по договоруСтраница 2
Политические материалы » Организация работы по подготовке к архивному хранению документов современных политических партий, организаций, движений на примере центра новейшей истории Тульской области » Технология работы по подготовке к архивному хранению документов современных
политических партий, организаций, движений. Организация
приема документов от организаций и частных лиц по договору
Текст договора составлен на основе примерных договоров, разработанных в объединении "Мосгорархив" - договора о сотрудничестве с общественным объединением и договора передачи частным лицом документов по истории общественно-политической жизни страны (Приложение № 3).
Договор о сотрудничестве с общественным объединением предполагает не только прием-передачу документов и закрепление условий этой передачи, но и обязательство архива провести экспертизу ценности, отбор, полную научно-техническую обработку документов, оказать методическую помощь организациям в постановке документальной части делопроизводства, в формировании архивного фонда организации, совместное использование документов, участие в совместных мероприятиях.
В настоящее время более целесообразен договор о сотрудничестве, т.к. во многих общественных объединениях не накоплен еще достаточный объем документов, не подготовлены условия для единовременной передачи документов, а некоторые опасаются передавать свои документы в архив. Договор о сотрудничестве позволяет постепенно, оказывая методическую помощь общественному объединению, формировать его фонд и принимать в государственные хранилища полноценные фонды организаций. Кроме того, специалисты ЦНИТО стараются заинтересовать общественные объединения в сдаче документов на государственное хранение.
С частными лицами заключается договор о сотрудничестве и передаче документов на научно-техническую обработку и госхранение в ЦНИТО.
Все договора, заключенные ЦНИТО с общественными организациями или частными лицами не налагают на подписывающие стороны финансовых обязательств, кроме того, действие договора о сотрудничестве можно прервать по желанию одной стороны, однако, документы, переданные на государственное хранение, возврату не подлежат.
Согласованный обеими сторонами текст договора передается на подпись руководителей и после подписания обеими сторонами вступает в силу.
В договоре о сотрудничестве особо оговариваются сроки передачи документов. Как правило, первый комплекс документов поступает в ЦНИТО в течение 1-2 месяцев после заключения договора. Регулярность поступления зависит от имеющихся в общественном объединении условий хранения документов, объема дел постоянного хранения. При наличии условий хранения документов и штатных сотрудников (ответственных за архив лиц) документы могут передаваться 1 раз в год или 1 раз в 2-3 года. В небольших организациях, где отсутствуют необходимые условия, передача документов может осуществляться чаще - 1 раз в полгода, 1 раз в квартал, или другие согласованные сроки.
Документы, ликвидированных общественных организаций также поступают на госхранение в ЦНИТО после составления акта приема-передачи документов. При необходимости проводится научно-техническая обработка поступивших документов.
При приеме документов в ЦНИТО составляется акт приема-передачи документов (Приложение № 4), где указывается состав документов и их количество. Он составляется специалистами отдела комплектования совместно с представителями общественных объединений, передавших документы. В необходимых случаях составляется сдаточная опись на дела, которая прилагается к акту. Сдаточная опись может составляться как на дела сформированные в делопроизводстве общественного объединения, так и на отдельные документы, если они передаются в россыпи. При значительном объеме россыпи, ее объем в акте может указываться в килограммах.
На каждую организацию, с которой заключен договор, а также на частное лицо заводится наблюдательное дело, где хранятся акты приема-передачи документов, сдаточные описи, описи дел постоянного хранения, справки о работе с данной организацией, сведения о руководителях, ответственных за архив лицах, данные о переименовании и изменении адреса, контактных телефонов и др.
В соответствии с договором специалисты ЦНИТО оказывают методическую и практическую помощь общественным объединениям - фондосдатчикам.
По просьбе общественного объединения архивисты могут оказать не только методическую, но и практическую помощь в составлении номенклатуры дел, формировании и описании дел, составлении научно-справочного аппарата к описям, помощь в научно-технической обработке, дел постоянного хранения и по личному составу.
Рекомендуем к прочтению:
Выбор путей развития России с точки зрения россиян
Взгляды представителей старшего поколения на возможные пути развития России в значительной степени отличаются от взглядов молодежи. Примерно по трети опрошенных хотели бы видеть Россию сильной державой, вызывающей уважение других государс ...
Политическое участие. Понятие политического участия
Термин "политическое участие" активно используется для обозначения разнообразных форм непрофессиональной политической деятельности, когда политически активные люди, непосредственно не связанные с функционированием государственно ...
Развитие экономического и военно-политического сотрудничества РФ со странами Средней и Центральной Азии
Иран в силу своего геополитического положения, экономического и военного потенциала является важным внешнеполитическим союзником России на южном направлении. Иран не имеет сухопутной границы с Россией, но он граничит с Арменией, Азербайдж ...